Sixième partie – Le contrôle des livrables
Voici d’un côté un projet et de l’autre une équipe pour le réaliser. Comment les articuler pour atteindre son but? Rien de mieux qu’une étude de cas pour donner quelques pistes de solutions. Voici donc une série de textes sur les aventures de l’équipe derrière le Guide du PCO.
Aujourd’hui, il est question de la planification du contrôle des livrables.
Comme dans tout démarrage de projet, Sébastien a réuni l’équipe autour d’un café au Second Cup, au coin de la rue Saint-Denis et boulevard de Maisonneuve dans le quartier latin de Montréal, pour définir la fréquence et le type de rencontres qui seraient mis en place pour suivre et contrôler l’avancement du projet. Une rencontre d’une heure avait donc été planifiée au Second cup à toutes les deux semaines. Pour chaque rencontre, Sébastien préparait un ordre du jour validé par l’équipe via courriel et déposé sur Google drive pour garder une trace de la documentation. À la suite de ces rencontres, un compte-rendu était établi, et envoyé à l’équipe pour approbation ou ajout de points de suivi, puis déposé dans le dossier avec son ordre du jour. Quel excellent moyen pour suivre ses activités !
Des rencontres ad hoc avaient lieux entre les co-auteurs au besoin ou de manière informelle. Entre Sébastien et Alex, disons simplement que les rencontres allaient selon les besoins et qu’aucune restriction n’était posée. Lorsque Alex avait besoin de Sébastien, ce dernier s’arrangeait pour se rendre disponible afin de répondre à ses demandes.
Les « touchpoint » sont devenus plus originaux et atypiques à la suite du départ de Sébastien pour l’Australie. Même aussi loin, celui-ci devait continuer son rôle de gestionnaire/coordonnateur. Il devait donc faire des conférences Skype de suivis avec son équipe. La production et publication d’un ouvrage n’avait pas été dans les plans de Sébastien pour 2016, et encore moins pour 2017 où il pensait prendre un congé sabbatique de plusieurs mois pour se reposer, et découvrir le monde en Océanie sous une autre facette que celle de la gestion de projet. Il a alors décidé de s’entourer d’un assistant qui pourrait l’aider en étant directement à Montréal pour gérer ses affaires professionnelles le temps de son absence. Eh oui le décalage horaire était une notion de temps non négligeable à devoir prendre en compte. C’est à ce moment-là qu’il a sollicité son ami, Benoît Page, qui le connaît depuis plus de 10 ans, et en qui il a totalement confiance. Absent mais pas désintéressé, car il fallait tout de même suivre les dossiers en cours!
@grandsebastien_coach – Caversham Wildlife Park, Western Australia – 2017
Pendant près de 4 mois Benoît et Sébastien ont eu une rencontre par semaine pendant 1h30/2h pour faire le point sur ses affaires et les suivis concernant les dossiers en cours et à venir.
En début d’année 2017, sous les couleurs des terres rouges arides, Sébastien a dû faire face au départ de sa responsable de communication qui s’en allait pour prendre plus de responsabilités dans un autre mandat. Sur conseils avisés de son réseau, il a commencé à collaborer avec Raphaëlle Hamel qu’il connaissait de nom. Raphaëlle a travaillé en étroite collaboration avec Benoît, et fait des Skype très régulièrement avec Sébastien pour lui permettre de lui donner son feed-back ou encore lui transmettre les informations concernant les nouveaux partenariats signés sur Montréal.
Alors que la distance et le manque de rencontre physique auraient pu en effrayer plusieurs, Sébastien a décidé de faire place à la confiance et à la délégation pour éviter de rentrer dans une zone de stress inutile. La fréquence des rencontres Skype et la qualité des échanges via Messenger a permis d’avoir une communication claire et précise. Cet élément a su dépasser les barrières du temps et de l’espace pour s’imposer comme un marqueur de succès.
Les étapes finales de relecture et de mise en page, ainsi que d’impression ont eu lieu en janvier et février 2017 sous l’égide d’Alex. Sébastien s’est organisé, malgré le décalage horaire de 12h entre l’Australie et le Canada, pour suivre le tout et rester disponible. Son entière confiance dans le travail d’Alex lui permettait de savoir qu’il n’avait pas besoin de le surveiller de près, mais juste d’être présent si nécessaire. Le suivi s’est opéré davantage pour la revue de la copie imprimée, et pour la publication de l’ouvrage. Dès lors, Benoît prenait les choses en main en ce qui avait trait aux tâches administratives ainsi que les suivis budgétaires (en contact avec Elie Daher), de même que la gestion des parties prenantes à Montréal car le livre était maintenant bel et bien disponible pour la vente.
Illustration de Montréal réalisée par @Jordi Menezes – 2019
Liens utiles :
Formation en ligne : PCO contrôleur de projet, métier aux mille et une facettes
Livre disponible en papier : le Guide du PCO, dans la vie d’un contrôleur de projet Tome 2
À propos de l’auteur
Vous connaissez le Guide du PCO, mais connaissez-vous Sébastien Halil/Fischmeister ?
https://www.linkedin.com/in/sebastien-fischmeister/
Sébastien dans le parc national Mont Augustus (Western Australia), 2017
Avant tout, Sébastien est un aventurier, qui gravite entre les continents universitaire, professionnel, et des relations sociales. Braver les interdits et oser sortir de sa zone de confort pour se découvrir et se surpasser sont son terrain de jeu. Pour lui, la vie n’a de sens que si elle est vécue et appréciée à fond et à sa juste valeur. Il a parcouru bon nombre de pays, n’hésitant pas à tout quitter en quête de nouvelles découvertes et surprenantes aventures. D’ailleurs sa plus grande, c’est d’avoir osé quitter la France, sa terre natale, pour faire le grand saut en Amérique du Nord puis en Australie et un retour en Europe.
Un grand merci à Raphaëlle Hamel pour la révision et l’alignement de ces articles.
