PCO, ces trois lettres forment un acronyme aussi méconnu que passionnant. De quoi est-il question exactement? PCO, c’est l’acronyme anglais pour Project Control Officer, ce qui signifie en français contrôleur de projet. Comme Sébastien et ses co-auteurs l’ont défini dans leur ouvrage Le Guide du PCO, un PCO – contrôleur de projet est un spécialiste du suivi et du contrôle d’un projet de la phase d’évaluation à la phase de fermeture, en analysant les indicateurs clés de performance et les coûts budgétaires. Le PCO est le garant du fameux « Triangle d’or » de la gestion de projet; coût, délais et portée, ceux-ci étant soumis à un contrôle de qualité. Il veille également à la bonne utilisation de la méthodologie en vigueur dans l’entreprise. Il coache les équipes de projet sur les outils, les gabarits ou la façon de faire proposer par le bureau de projet. Il agit à titre de technicien sur 4 axes : planificateur, contrôleur, présentateur des redditions de compte, et responsable des suivis et du contrôle des risques.
Pour mener à bien ces différentes missions, le contrôleur de projet dispose de multiples compétences naturelles ou sur lesquelles il devra travailler. Cinq qualités principales ont été déterminées comme étant la base des « soft skills » nécessaires pour être un bon PCO : Organisation – gestion du temps, Rigueur – méticuleux, souci du détail, Adaptabilité, Flexibilité et Proactivité.
Ainsi, un PCO se doit d’être organisé pour être capable de réaliser ses tâches et activités prévues. Sa rigueur lui permet de réaliser des rapports avec une analyse minutieuse des informations, et un souci de comprendre le moindre écart qui lui paraît anormal. Dans le cas d’un imprévu, le PCO est très flexible à jongler avec son emploi du temps pour parvenir à résoudre les demandes dans un temps limité et solliciter les bonnes ressources. Il s’adapte donc aussi bien aux outils de gestion de projets des entreprises où il travaille qu’au rythme de ses projets. Cette adaptabilité et cette flexibilité vont de pair avec sa proactivité qui est un élément clé au niveau de son appropriation du projet afin d’en assurer un suivi, et un contrôle comparable à une tour de contrôle.
Concrètement, le PCO est celui qui va maintenir à jour la planification du projet dans les outils de gestion de projet, c’est lui qui va rendre compte de l’état d’avancement de celui-ci pour soulever les écarts budgétaires, les risques, les enjeux en termes de ressources et d’échéancier. Le point fort du PCO est de centraliser l’information venant de tous les membres de l’équipe projet, et d’avoir le rôle d’analyste pour établir un rapport d’avancement complet et à jour.
Par exemple, le PCO va mettre à jour les activités réalisées dans le plan de projet avec les informations reçues par les membres de l’équipe projets, et valider les heures travaillées. Ceci afin d’être en mesure de produire un rapport d’avancement qui présentera le bilan de santé du projet en pourcentage, le budget consommé et le budget restant, les heures approuvées et les heures à venir par ressource. Une fois les chiffres sortis, analysés et validés, le PCO les présente à son PM ou directement devant le comité de direction pour donner une vue à l’instant T du projet, et savoir si on va de l’avant ou non (Go/No Go).
Le PCO – contrôleur de projet fait donc partie intégrante de la gestion de projet d’envergure ou de programme, selon les besoins de l’entreprise qui l’emploie. C’est le co-pilote du chargé de projet réunis ensemble face à la tour de contrôle, devant s’assurer du bon atterrissage des projets. Il est important de noter que le métier se développe afin d’offrir une évolution de carrière possible pour les employés de ce secteur. Au départ comme PCO-contrôleur de projet, puis PCO-portefeuille et enfin PCO-programme.
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